文書保管サービスを利用するメリット

文書保管サービスを利用するメリット

文書保管サービスを利用する理由というと、オフィスのスペースを有効に活かすためかな、くらいしか私は思いつきませんでした。

でもその他にいろいろメリットがあるんですね。

たとえば、個人情報などの機密文書を持つ会社は多いでしょう。

それを自社内で保管しようとすると、いくつものリスクを抱えることになります。

まず、外部からその情報を盗まれるリスクがあります。

またもちろん、自社内部で閲覧されてしまうリスクもあります。

さらには、わざとではなかったとしても、事務上のミスによって情報が漏れてしまうリスクもありますね。

これらのリスクに対する悩みが、外部の文書保管サービスを利用することによって、すっきり解決できてしまいます。

セキュリティ設備を厳重にする必要もなく、管理者の引き継ぎや教育も必要ないので、会社側にはかなりのメリットだと思われます。

ただしそのためにはもちろん、信頼の置ける保管業者を選ぶことが前提としてあると思います。

クロネコマークのあの会社でも

クロネコのマークでおなじみの、宅配業者がありますよね。

ネットで文書保管を検索したら、その名前が出てきて目をひかれました。

この企業グループでも、文書保管、回収、処分などを取り扱っているようです。

オフィスで顧客の個人情報や機密文書の保管に悩まされているところもあると思います。

このサービスを利用すると、そのような書類を回収し、専用の施設で保管、処分します。

処分方法は溶解処理だということなので、あとかたもなくなって、情報が他に漏れる心配はありませんね。

利用する企業側としては、保管や処理のスペースや労力、時間、費用を、他の業務に有効に活かすことができます。

また、全国に支店があるような企業は、各支店ごとに処理方法がまちまちということがあり、安全面で問題がありますね。

それがこのサービスを利用すると、各支店の機密文書を専用ボックスにいれておけば、全国から回収して統一して処理してくれます。

この点でも企業側としては、煩わしさがなくなって助かるでしょうね。

文書保管が1日1円で?

文書保管で検索していたら、「1日1円から」というキャッチコピーがあって、「えっほんとに?

」と目をひかれました。

サイトをざっと見ただけなのですが、おそらくこれは「大量に預ければ、保管料のみに関しては1箱につき1円になる」ということのようですね。

ここの文書保管料は、三辺の合計が90センチ未満の小さい箱ならば、1日2円で預けられます。

それを、5000箱以上預ければ半額に割引してもらえるので、結局1日1円になるということのようです。

その他に、長期契約をすれば安くなるサービスなどもあるようです。

また、今の金額は保管料のみであって、その他に荷物を出し入れする作業料、集荷手配料(自分で持ち込んだ場合は不要)、箱の発送料などがかかることも忘れてはいけませんね。

ただ、箱数が多い場合は、発送料も割引はしてくれるようですね。

そうはいっても私はこのサイトをすみずみまで読み込んだわけではないので、情報に間違っている点もあるかもしれません。

もし興味のある方は、再度検索してみていただきたいと思います。

日本初のトランクルームはここから

物置といえば、「象が乗っても壊れない」で有名なあの「○○○物置」が思い浮かぶ人は多いでしょう。

それと同じように、倉庫といえば「○○○倉庫」が思い浮かぶ、といえるような大手会社があります。

たぶん、創業者の名前が社名になっているのだろうと思います。

文書保管について検索したら、当然ながらこのサイトも上がってきました。

サイトで会社の歴史を見てみると、やはりすごいんですね。

1950年に設立して、その年に食糧庁の指定倉庫になったり、1975年に、日本で初めてトランクルームと認められたのがこの会社なのだそうで、この業界をリードしてきた会社ですね。

ここでは、文書保管ももちろんですが、「美術品や貴重品」「映像や音楽媒体」「ワイン」「磁気媒体」など、保管のために特別な知識や設備を要するような分野にも強みがあるようです。

このような専門分野では、繊細な空調管理や、特殊な設備など、長い実績を持つ会社ならではの、さまざまなノウハウがいかされていることと思われます。

本当にお金をかけても保存すべき貴重な資料などは、ここへ預けると安心できそうな印象がありますね。

文書保管の他にも~映像・音楽資料

文書保管について調べたくて、トランクルームの認定を日本で初めて受けたという、大手倉庫会社のホームページをみました。

この会社ではもちろん磁気媒体や文書保管も取り扱っていますが、その他にもいろいろ専門的な保管設備があって、興味をひかれました。

たとえば、映像や音楽の資料についてはどうでしょうか。

これも業種によっては、自社で保管するには持て余すような量を所有している会社もあるでしょうね。

この倉庫会社ではまず立地に配慮し、水害や液状化の被害を受けにくい場所に、地震に強い構造の保管庫を設置しているそうです。

また、建物内の保管棚にも、免震機能が備えてあります。

また、集配にも専門的な配慮がされています。

映像や音楽を記録したテープやフィルムは、温度や湿度の影響を受けやすいものですよね。

文書保管を専門とする会社

この会社では、1日3便の専用集配車両を用意しており、その車内では湿度や温度が適切に管理されているそうです。

映像や音楽資料の保管には、デリケートな気配りが必要とされるでしょうが、このように実績のある会社に預ければ、安心できそうな気がします。

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