磁気媒体の保全のための配慮

磁気媒体の保全のための配慮

日本で初めてトランクルームの認定を受けた倉庫会社について、別項で書きました。

その会社でももちろん文書保管を扱っています。

今の時代、文書保管というと紙媒体もさることながら、磁気媒体の保管も重要になっていると思います。

その保管については、どのような配慮がなされているのでしょう。

サイトをみるとこの会社では、保管棚に免震・耐震の機能を備え、落下による破損を防いでいるそうです。

また、磁気媒体の保管庫には、ガス消火の設備を備えているそうですが、これは多分、水を使うと磁気が損なわれるということでしょうか。

また、セキュリティのために24時間警備をおくほか、カメラ、カードキー、センサーなどで何重ものチェックがされています。

そのうえ、磁気媒体の保管庫では静脈認証も必要とすることで、さらに厳重にセキュリティを保全しているそうです。

またもちろん、集配の際にもセキュリティ確保のための配慮がされます。

専用の集配車というのがあり、そこではGPS、盗難防止装置などを備えているそうです。

文書保管の他にも~美術品の保管

倉庫といえば○○○倉庫、とすぐ思い浮かぶような長い実績をもつ、大手倉庫会社のホームページをみました。

文書保管のサービスを調べたかったのですが、この会社は歴史があるだけに、他にもいろいろな分野のものを扱っています。

たとえば、美術品の保管についてはどんな設備を備えているのでしょうか。

まず、美術品保存に欠かせない空調設備が完備されていますが、具体的にいえば気温は摂氏20度前後、湿度は50%前後に保たれています。

また、美術品の中には経済的価値が高いものもあるでしょうが、保管庫には常時警備が置かれるほか、カメラ、センサー、カードキーなど何重にもチェック機能を備えています。

これは、磁気媒体や文書保管の設備でも同じでしたが、確かに文書類の中にも、外部に漏れてはいけないもの、経済的価値の高いものなどあるでしょうから当然の配慮なのでしょうね。

美術品に関してはこの会社は他にもいろいろな関連サービスを提供しており、運搬、修復、査定、売却代行なども引き受けています。

また、館内に美術品の閲覧室や撮影スタジオなども備えているそうです。

本当にこの分野のノウハウを豊富に蓄積している会社なのだな、ということが感じられますね。

文書保管の他にも~ワインセラー

文書保管はどんなところに頼むものなのかなと思って検索してみたら、日本のトランクルーム第一号を生んだ大手会社も出てきました。

ここでは、もちろん磁気媒体を含む文書保管も取り扱っていますが、他にも専門的な設備がいろいろあって、そちらに目をひかれてしまいました。

例えば、ワインセラーも充実しているみたいです。

2種類のワインセラーがあって、ロッカータイプだと本数に応じてサイズを選び、手軽に利用できます。

ウォークインタイプもあって、これはスペースを借りて利用者がレイアウトするみたいです。

そして、より細かいこだわりをもつ利用者のために、室温や明るさも好きなように設定できるタイプもあります。

さて、運搬については別項で、「磁気媒体・文書、美術品、映像・音楽資料については、運搬にも特別な配慮がされたサービスがある」と書きました。

ですからこの会社では、ワインについても専用設備を備えた運搬サービスがあるのかな、と思っていました。

ですが、ワインについては一部の地域を除き、原則的に利用者自身が運搬することになっているそうです。

また同様に、保管中のワインの出し入れも、利用者自身で行うという原則になっていました。

100年の歴史ををもつ海運会社で文書保管

文書保管のサイトをいろいろ探していたら、「100年の実績をもつ○○○汽船」という会社があり、「汽船の会社で文書保管?

」と、一瞬思いました。

でも考えてみたら、海運会社が運送業・倉庫事業を手がけていても、なんら不自然なところはありませんよね。

ホームページをみてみると、海運業については約100年、倉庫業については90年ほどの実績なのだそうです。

ただちょっと気になったのは、預けた書類などが必要になったときに、わざわざ港まで取りに行くのは不便ではないだろうか、また、海の近くに倉庫があると何かあった時に浸水してしまわないだろうか、ということでした。

それで倉庫や文書センターの所在地をみますと、確かに海の近くの拠点もいくつかありますが、それ以外にも足立区、板橋区、大田区、川越市などいろいろな地域に点在していますので、利用者によって便利な場所を選べそうです。

ここではもちろん、CDやDVDなどのメディア保管についても、劣化を防ぐための空調設備などを備えているので、大切なデータを預けるのも安心できそうです。

文書保管の他にも~書籍保管

文書保管を取り扱っているある会社のサイトを見ると、書籍保管というカテゴリーもあったのでみてみました。

ここでは独自の倉庫システムを利用することによって、ネットで依頼するだけで必要な書籍を届けてもらえます。

まるで、第2の書庫のような感覚で書籍を保管できますし、もちろん空調など最適な環境を整えてくれるのですから、貴重書は特に預けると安心でしょうね。

貴重書といえばここでは、図書館のように貸出しする書籍以外に、「長期間の保管」のみに特化した保管庫もあるそうです。

ここではもちろん、さらに綿密な空調管理が行われていますし、またセキュリティ面でも厳重に守られています。

後世に残したいような貴重な資料も、個人宅の保管ではどうしても劣化が早いと思われますから、こういうサービスがあると安心ですよね。

ちなみに、この独自の倉庫システムは、「文書保管」のサービスにも活用され、文書の保管、利用、廃棄までのライフサイクルを一貫して管理してもらえるそうです。

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